Assurer la protection économique de vos clients

La gestion des fonds en fidéicommis est une pratique essentielle et obligatoire pour votre pratique en tant qu’administrateur agréé si vous demandez des honoraires à la signature d’un mandat. Cette obligation, inscrite dans le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des administrateurs agréés (voir Ressources), vise à protéger les intérêts économiques de vos clients en offrant un niveau de sécurité accru.

Pourquoi un compte en fidéicommis ?

Un compte en fidéicommis permet de séparer les fonds des clients de vos finances personnelles ou professionnelles. Cela garantit que les sommes qui vous sont confiées ne sont utilisées que pour les fins précises du mandat et qu’elles ne peuvent être détournées à d’autres usages. Cette pratique, obligatoire aussi pour les notaires, les avocats, les huissiers et les comptables agréés, renforce la confiance des clients et assure une gestion transparente et sécurisée des fonds.

Les bénéfices d’un compte en fidéicommis

• Protection de vos clients : les fonds des clients sont protégés contre les risques financiers et les malversations.
• Transparence et crédibilité : la gestion des fonds en fidéicommis démontre une transparence exemplaire et renforce la crédibilité professionnelle.
• Conformité réglementaire : respecter le Règlement évite les sanctions disciplinaires et les risques légaux.

Une alternative pour ceux qui ne souhaitent pas ouvrir un compte en fidéicommis

Pour les administrateurs agréés qui hésitent à ouvrir un compte en fidéicommis, il existe une alternative : ne pas demander d’avance d’honoraires à la signature du mandat. En choisissant cette option, les administrateurs peuvent facturer leurs services après l’exécution des tâches convenues, ce qui élimine la nécessité de gérer des fonds en fidéicommis.

Dans tous les cas, votre contrat de service devra comprendre de façon précise les modalités de paiement de sorte que les deux parties impliquées dans la transaction soient bien au fait de leurs obligations respectives.

Cependant, il faut savoir que dès qu’un client vous confie des fonds pour une autre raison, par exemple une planification financière, il vous faut un compte en fidéicommis.

Et si je suis gestionnaire de copropriété ?

En tant qu’administrateur agréé, vous jouez un rôle important en conseillant les copropriétaires et le syndicat sur la gestion responsable et vous êtes aussi garant de la gestion des finances, de l’entretien de l’immeuble, de la sécurité, et parfois de la qualité de vie des résidents, etc.

Vous devez également rendre compte régulièrement de vos activités. Le compte en fidéicommis est par ailleurs obligatoire dans votre pratique de gestionnaire de copropriété dans le cas où vous recevez et traitez des sommes, tels les frais de copropriété ou les fonds de prévoyance.

Conclusion

La gestion des fonds en fidéicommis n'est pas qu'une simple option, mais une obligation légale et déontologique pour les administrateurs agréés qui reçoivent des avances d'honoraires ou des fonds de clients. Cette exigence, ancrée dans le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des administrateurs agréés, est essentielle pour protéger les intérêts économiques de vos clients et maintenir l'intégrité de votre profession.

En tant qu'administrateur agréé, vous avez le devoir impératif de séparer les fonds des clients de vos finances personnelles et professionnelles. Le non-respect de cette règle fondamentale peut entraîner de graves conséquences disciplinaires et légales.

Pour ceux qui optent pour une gestion différente, l’alternative de ne pas demander d’avance d’honoraires reste une option viable, permettant ainsi de se conformer aux exigences réglementaires tout en préservant la transparence et l’intégrité professionnelles.

En adoptant l’une ou l’autre de ces approches, les administrateurs agréés assurent la protection des clients et maintiennent des standards élevés de pratique professionnelle.

Ressources

Pour vous conformer à la réglementation en lien avec les avances d’honoraires :

• Le règlement : C-26, r. 16 - Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des administrateurs agréés
• Formulaire à retourner à l’Ordre : section Compte en fidéicommis du site de l'Ordre