L’assemblée générale annuelle devait débuter il y a vingt minutes, les uns et les autres s’observent dans cette vieille salle aux tapis défraichis, et jettent un coup d’œil à leur montre toutes les deux minutes ou font semblant de lire des courriels sur leur téléphone. Après quelques soupirs d’exaspération, quelqu’un semble sur le point de prendre la parole à l’avant… Le quorum est finalement atteint grâce à l’arrivée de l’étrange petit monsieur qui vit au 5^e. L’assemblée, pénible, se déroule. La dame du 3^e se plaint encore une fois qu’il fait trop froid dans les corridors – comme à chaque année. On sent que le supplice s’achève lorsqu’on annonce qu’il manque des candidats pour pourvoir les postes au conseil d’administration. Soudain, alors que plusieurs ont quitté la salle et que tous les autres copropriétaires semblent passionnément attirés par leurs chaussures, les yeux se tournent vers moi…

Ainsi débute souvent l’engagement bénévole des administrateurs de copropriété

Une fois en poste, on se retrouve aux plus hautes fonctions décisionnelles. Bien sûr, certains ont les qualités requises, ou à tout le moins des compétences complémentaires ou transférables permettant au Conseil, dans son ensemble, d’avoir les compétences nécessaires pour accomplir ses fonctions. Heureusement, comme toute bonne organisation, le Syndicat de copropriété a son équivalent d’un directeur général : un gestionnaire. Les opérations courantes sont donc assurées.

Quelle est donc mon utilité alors ?

S’il s’agit d’un bon Conseil, les autres membres accueilleront le nouvel administrateur en lui fournissant les procès-verbaux des dernières réunions, et lui décriront les tâches précises qui incombent au Conseil de la copropriété en question. Plus la copropriété comporte d’unités, plus le rôle de l’administrateur sera associé à de la supervision et du contrôle. À l’inverse, les plus petites copropriétés auront besoin d’un engagement plus important de la part de leurs administrateurs dans les opérations de la copropriété.

Au-delà des tâches et responsabilités légales ou financières qui lui seront présentées rapidement après son entrée en poste, l’administrateur doit développer une certaine compétence relationnelle avec ses fournisseurs, notamment avec son principal partenaire dans la gestion de tous les aspects de son immeuble, son gestionnaire.

À titre de copropriétaire, l’administrateur est aux premières loges pour définir les besoins et les projets à privilégier. Il est donc important de maintenir un lien de proximité avec le gestionnaire qui doit être présent à toutes les réunions du Conseil. Après tout, c’est lui qui exécutera les projets! Il est important d’assurer le gestionnaire d’un plein accès aux communications avec les copropriétaires pour lui permettre de bien faire son travail. Le gestionnaire doit rendre des comptes, et pour lui donner la chance de combler les attentes, il faut savoir fixer des objectifs réalistes, mais surtout s’assurer de les partager avec lui. De trop nombreux conseils travaillent en vase clos, se plaignant de leur gestionnaire alors qu’ils ne lui ont jamais même fait connaître leurs projets et besoins! Le gestionnaire ne vit pas à la copropriété, il ne faut pas l’oublier. Il ne peut pas toujours deviner quels sont les petits irritants.

Faire la part des choses

Un bon administrateur apprendra à faire la part des choses : plusieurs points sont sensibles, voire émotifs. Il faut savoir prendre du recul et bien analyser une situation, et surtout résister à la tentation de prendre des décisions sous le coup de l’impulsivité ou des ouï-dire.

Bien qu’anodins à première vue, les aspects relationnels du rôle de l’administrateur sont probablement les plus importants lors de la prise de décision, et aussi pour assurer une bonne dynamique au sein d’un Conseil.

L’administrateur sera utile s’il sait prendre des décisions pour le bien de la copropriété, parfois même au détriment de sa propre réalité de copropriétaire. Ce détachement est difficile, mais nécessaire dès le moment où l’on accepte de poser sa candidature…