En février 2020, Talsom publiait La dette transformationnelle : le nouveau défi des entreprises¹ dans laquelle on pouvait lire que sur « 150 entreprises québécoises œuvrant principalement dans les domaines du manufacturier et des services, 69 % considèrent l’impératif d’une transformation digitale comme un défi majeur pour les trois prochaines années. Mais paradoxalement, 72 % de ces mêmes entreprises expliquent que leur degré de préparation à engager un processus de transformation est incertain ou inexistant ». Les réticences invoquées étaient les délais, les budgets et la méconnaissance numérique.

Quelques semaines après, nous sommes tous convoqués à travailler à distance lorsque la situation le permet. Où en sommes-nous alors et ces chiffres sont-ils toujours les mêmes ? Bien que toutes les entreprises n’aient pu se retourner aussi rapidement pour mettre en place un véritable virage numérique, beaucoup l’ont entamé malgré elles.

Pour s’adapter à la crise, les outils numériques sont une priorité

Le gouvernement du Québec a mis le Québec sur pause. Pas le choix de devoir se réorganiser pour survivre. De nombreuses entreprises ont dû arrêter les machines, mais certaines ont pu continuer à fonctionner… autrement. Le maître-mot de la situation est « adaptation ». Que faisons-nous ? Devons-nous continuer à le faire et si oui, de quelle manière est-ce possible ? Lorsque ces questions ont trouvé une réponse, le processus d’adaptation est lancé. Il faut asseoir les gestionnaires et leurs équipes et revoir les processus. Ce qui se faisait d’une certaine manière jusqu’à maintenant n’est plus possible.

Par où commencer ? Même s’il faut réagir vite en temps de crise, ça ne veut pas dire d’accepter de courir dans tous les sens. Un plan d’action est donc nécessaire. En tant qu’entrepreneur ou gestionnaire, il est recommandé de sortir de sa tour d’ivoire et de parler à des pairs pour avoir leurs avis et conseils. Demander l’implication de tous et être à l’écoute de ses équipes peut déjà donner une bonne direction. Les employés sont souvent les mieux placés pour identifier les irritants dans certains processus. Ensuite, identifier lesquels sont les plus faciles à mettre en place.

Selon la situation des dernières semaines, le premier enjeu est de garder la communication présente, ouverte et facile. On peut donc démarrer par mettre en place des outils de communication à distance. Chacun a ses différences, mais globalement, il est facile de s’adapter avec les grands joueurs du numérique qui offrent une suite avec les boîtes courriel professionnelles.

La deuxième étape concerne le travail participatif. Pour mettre en place un travail à distance, il est impératif que les divers porteurs de projet puissent travailler en même temps sur des documents accessibles facilement. Si on a une multitude de versions de chaque présentation ou rapport afin de travailler dessus de manière indépendante, on court à la catastrophe.

Les étapes suivantes seront plus opérationnelles et liées à l’industrie de l’entreprise concernée. Pour cela, il peut être nécessaire de faire appel à un expert externe. Le PACME² (Programme Actions Concertées pour le Maintien en Emploi) peut alors être un outil gouvernemental adéquat pour former ses équipes à de nouveaux outils pour maintenir la production. Cependant, entreprendre ou continuer un virage numérique ne se restreint pas qu’à la mise en place de nouveaux outils, cela vient aussi avec une adaptation de la gestion de ses équipes.

L’humain reste au cœur des préoccupations des gestionnaires avant, pendant et après le virage numérique

Depuis plusieurs années, la notion de flexibilité apparaît régulièrement dans les thématiques des congrès professionnels. Mais que se cache réellement derrière cela ? Il est impératif de comprendre dans le contexte actuel qu’il ne s'agit pas seulement de travailler à distance. Le fait d’être en dehors du bureau peut éviter les déplacements et mieux convenir aux horaires personnels de chacun. C’est une vision de la flexibilité. Il faut aussi voir l’autre aspect de la flexibilité qui est souvent propre aux industries technologiques : l’agilité.

Qu’est-ce que c’est ? Derrière cette terminologie se cachent les notions de communication, de confiance et de transparence entre et envers les équipes et la direction. On y ajoute aussi une notion d’essai / erreur et d’itération. Autrement dit, nous essayons, nous observons, nous ajustons afin d’optimiser encore et toujours les processus. Ce sont les talents de nos équipes qui nous permettront d’avancer sur ce chemin. En tout temps, il est primordial de rassurer les équipes, d’être à leur écoute pour savoir les motiver, d’autant plus dans la situation actuelle, et de structurer les choses de manière encore plus claire pour faciliter le travail à distance. Cela peut sembler évident, mais le facteur humain est à considérer autant, voire plus que les outils numériques dans la transformation. Dans tous les cas, réussir les premières étapes de sa transformation numérique en temps de crise se fera à travers un savant mélange d’innovation, de réactivité et d’apprentissage des nouveaux outils et processus.

En résumé, il faut procéder étape par étape, gérer les priorités et calculer le rapport effort / résultat. Se faire accompagner dans la réflexion, la démarche et la formation peut s’avérer gagnant, d’autant plus que de nombreuses organisations, toutes industries confondues, ont pivoté ou se sont adaptées pour accompagner leurs communautés professionnelles respectives dans cette transition numérique. Pensons notamment à l’entreprise Bridgr³ qui accompagne les entreprises de l’industrie 4.0 ou encore MTL+e-commerce pour les détaillants et professionnels du marketing numérique.

1 La dette transformationnelle : le nouveau défi des entreprises

2 Programme actions concertées pour le maintien en emploi (PACME–COVID-19)

3 Assurez votre virage numérique et technologique