En 2017, seulement 22 % des entreprises québécoises avaient entamé une démarche de transformation numérique. La transformation numérique, c’est la volonté d’une entreprise de faire évoluer son modèle d’affaires en optimisant ses processus et en augmentant sa productivité, par l’implantation de nouvelles technologies.

A priori, tout le monde veut innover et augmenter ses profits. Pourtant, actuellement, seulement 39 % des PME canadiennes ont amorcé leur transformation numérique. Parmi elles, seulement 3 % ont complètement numérisé leur processus de production, 17 % en sont seulement à la phase de planification, et 42 % n’ont pris aucune mesure pour s’en aller vers le digital. 

Alors pourquoi se tourner vers les technologies en entreprise ?

Le gouvernement du Québec a entamé dernièrement sa stratégie de transformation numérique 2019-2023 et incite ainsi les entreprises québécoises à sauter le pas. Au-delà de l’aspect compétitif que cela peut engendrer, l’économie québécoise a besoin de plusieurs coups de pouce pour relever le niveau, et la technologie peut l’aider.

Souvent, la technologie est opposée à l’humain, au point de croire que celle-ci le remplacera à terme. Seulement, les technologies sont créées par l’humain et au service de l’humain. L’objectif est de l’accompagner pour mieux avancer et à prendre en charge des tâches à faible valeur ajoutée. Dans un contexte de pénurie de main-d’oeuvre par exemple, il est indispensable d’utiliser la technologie. Non pas pour pallier le manque de ressources, même si cela peut s’avérer utile pour certaines industries mais plutôt pour augmenter la rétention de ses employés. En effet, de nombreux outils peuvent permettre d’optimiser les processus des ressources et ainsi décharger les épaules des gestionnaires de certaines pressions. Les équipes se sentent moins surveillées car les données des projets sont accessibles à tous et en tout temps et permettent même d’être un point de repère individuel.

• Quel gestionnaire de projet n’a jamais eu la nécessité de rappeler plusieurs de ses coéquipiers pour savoir où en étaient rendus certains dossiers ou certaines tâches ?
• Comment un spécialiste du développement des affaires peut s’assurer que ses prospects ont bien reçu, ouvert ou interagi avec les derniers courriels envoyés ?
• Quel service marketing doit vivre au même rythme que ses différentes cibles afin de pouvoir envoyer les publicités sur les réseaux sociaux au bon moment ?
• Quel contremaître ne souhaite pas pouvoir vérifier le bon rendement de sa chaîne de production sans monopoliser ses coéquipiers pour répondre à ses questions ?
• Ou encore, quel dirigeant d’entreprise doit entrer en contact avec son service financier pour avoir l’heure juste sur son flux de trésorerie ?

Vous vous êtes reconnus ou avez déjà assisté à l'une de ces situations ? Vous êtes en voie de comprendre les bienfaits des technologies en entreprise. De nombreux outils existent sur le marché afin de répondre aux besoins les plus variés des gestionnaires, peu importe leur industrie ou spécialisation. La volonté d’une implantation d’outils technologiques en entreprise part souvent d’un bon sentiment : vouloir mieux suivre l’avancement des projets ou de la production, vouloir mieux anticiper les revenus et les dépenses, vouloir automatiser ou programmer certaines tâches en conflit avec les horaires de l’entreprise, etc.

Cependant, selon diverses études à travers le monde, plus de 50 % des projets digitaux en entreprise échouent. Pour limiter les dégâts, quelques étapes existent.

Par où commencer et comment s’y prendre ?

Tout comme Paris ne s’est pas faite en un jour, une entreprise ne peut effectuer une transformation à 360° en une seule fois. Il faut identifier les besoins, prioriser les changements, spécifier les bons indicateurs de performance à faire évoluer, anticiper l’impact des modifications, être à l’écoute de ses équipes, etc. De nombreux spécialistes de la transformation numérique existent sur le marché, mais voici quelques étapes-clés pour accompagner la réflexion préliminaire.

• Analyser l’état actuel de l’entreprise : identifier si la transformation doit optimiser ou redresser des secteurs en difficulté ou si elle doit accompagner un objectif de croissance défini ;
• Établir le projet de transformation numérique dans une stratégie globale d’entreprise : transformer un service ou son entreprise aura un impact concret sur les processus organisationnels et devra être pensé de la sorte ;
• Prendre le pouls de la réceptivité d’un tel projet auprès de ses équipes : la réticence des employés est une des causes majeures de l’échec d’un tel projet. Selon l’état des lieux, une politique d’accompagnement et de sensibilisation devra être conduite en parallèle de l’idéation du projet ;
• Mettre en place une priorité d’action et travailler en mode agile : tout n’est pas urgent et important à transformer, il faut procéder par étape et avancer pas à pas, en conservant ce qui a fonctionné et en comprenant et améliorant ce qui a échoué ;
• Constituer une équipe pilote et la sensibiliser/former en conséquence : elle sera souvent constituée des adopteurs précoces, des convaincus qui feront de la publicité positive au sein de l’entreprise et permettra de tester l’idéation et les processus qui en résultent ;
• Choisir les bons indicateurs de performance en fonction des objectifs de l’entreprise : la technologie comme fin en soi ne sert à rien, il faut qu’elle serve un but à travers des éléments mesurables qui feront la réussite du projet ;
• Sélectionner plusieurs outils correspondant aux besoins (ou plusieurs agences pouvant créer l’outil sur mesure) : l’outil parfait n’existe pas, il faut constituer un cahier des charges en amont, et sélectionner l’outil qui répond aux critères les plus importants pour l’objectif. Penser également à l’expérience utilisateur est important ;
• Mettre en place un calendrier réel avec des objectifs mesurables pour réaliser des points de contrôle précis.

Une bonne anticipation du projet est la meilleure assurance de sa réussite. Même si la liste ci-haut n’est pas exhaustive, elle permet de donner une idée des étapes à réaliser.