Traditionnellement, les franchiseurs recevaient de leurs franchisés des rapports concernant la déclaration de leurs revenus accompagnés de leurs contributions au fonds de publicité régional ou national ainsi que leurs redevances. Le processus était lourd tant pour les franchisés que pour le franchiseur car d’une part, le franchisé devait compiler l’information à partir de ses rubans de caisses déclarant les ventes de produits ou services par ligne de produits, et le franchiseur quant à lui devait compiler dans son système comptable l’information reçue. De plus, le franchiseur devait en contrepartie fournir à ses franchisés un rapport statistique, relatif à leur performance en comparaison des autres membres du réseau.

De nos jours, les franchiseurs optent de plus en plus pour l'uniformisation de leurs systèmes en instaurant des Systèmes de points de vente (POS) dans tous leurs magasins en propres (corporatifs) ainsi que chez leurs franchisés. Cette méthode leur permet de suivre quotidiennement les opérations de leurs franchisés tout en :

• simplifiant les opérations quotidiennes ;
• assurant l'intégration des informations ;
• examinant toutes les commandes en magasin, en ligne et en livraison ;
• intégrant des programmes de comptabilité et de marketing ;
• instaurant des indicateurs clés de performance (tableau de bord avec une vue d'ensemble) ;
• assurant une meilleure planification du personnel ;
• facilitant les achats et les ventes du commerce électronique ;
• facilitant les transactions en devises étrangères ;
• améliorant la gestion de la trésorerie.

Dans un autre ordre d’idées, les franchiseurs modernes s’assurent une meilleure supervision en :

• planifiant des cours de formation adaptés à leurs franchisés minimisant ainsi le temps consacré à compléter des rapports rendus obsolètes ;
• libérant un temps précieux pour que les franchisés puissent consacrer plus de temps à la gestion de leur exploitation ;
• instaurant un processus de standardisation des technologies de l’information du réseau.

Lorsqu’un franchiseur prend la décision d’uniformiser les systèmes en instaurant des Systèmes de points de vente (POS), il désire s’assurer qu’un tel système procure au franchiseur ainsi qu’à ses franchisés, un avantage indéniable touchant ainsi toutes les strates de gestion, notamment :

Au niveau de ses franchisés, cela assure :

• une meilleure gestion des stocks ;
• une facturation simplifiée ;
• la rapidité des paiements ;
• une meilleure gestion des commandes clients ;
• une meilleure gestion de l’approvisionnement ;
• une meilleure gestion des commandes auprès des fournisseurs accrédités par le franchiseur ;
• une meilleure expérience client ;
• une meilleure réduction des coûts ;
• une meilleure satisfaction et fidélisation de la clientèle ;
• une meilleure gestion du personnel ;
• la facilitation de la compilation des systèmes de paies de leur personnel ;
• une meilleure personnalisation des achats clients.

Au niveau du franchiseur, cela assure :

• une meilleure planification de campagnes publicitaires et promotionnelles ;
• une meilleure planification de l’image de l'entreprise ;
• la construction de grande culture d’entreprise ;
• le développement d’une gestion cohérente de la marque (Branding) ;
• une efficacité accrue de la gestion des magasins en propres (corporatifs) et des franchisés ;
• les fonctions multi-magasins ou restaurants ;
• l’accélération de données et des rapports requis ;
• les contrôles de l’information ;
• la mise à jour régulière des informations du réseau ;
• la sécurité de l’information ;
• l’accès aux données 24h/24 et 7j/7 ;
• la simplification des opérations ;
• la réduction d'erreurs de transcription des chiffres ;
• une augmentation des revenus ;
• la comptabilité par centre de profit ;
• le support technique et technologique.

En outre, avec toutes les contraintes occasionnées par la rupture des stocks causée par les sources d’approvisionnement, grâce à la technologie universelle, plus de temps est offert aux franchiseurs pour analyser les inventaires en temps réel assurant ainsi que leur réseau ait le stock à temps ou ne manque pas de produits. De plus, il offre aux gestionnaires du franchiseur, la flexibilité d’identifier les articles les plus vendus et d’identifier les fournisseurs qui peuvent approvisionner le réseau en temps opportun.

Par ailleurs, en standardisant les systèmes de gestion de l’information connectés aux Systèmes de points de vente (POS), ceci permet aux responsables chez le franchiseur d’accéder aux chiffres clés des franchisés pour analyser les ventes par ligne de produits et de voir les tendances historiques telles les variations des inventaires leur permettant de planifier leur campagne de publicité à point.

Dans un autre ordre d’idées, de tels Systèmes de points de vente (POS) permettent aux franchisés de mieux planifier leurs ressources en personnel leur assurant une rentabilisation du coût de leur main-d’œuvre.

En plus de rationaliser les opérations quotidiennes, nombreux Systèmes de point de vente (POS) proposent également des initiatives de fidélisation. Les fonctionnalités de point de vente offrent aux franchisés la possibilité d'améliorer la communication externe en conservant les adresses courriels des consommateurs. Pour renforcer la fidélité à la marque et stimuler les visites répétées, les franchiseurs peuvent envoyer des infolettres par courriels aux niveaux local et national, en les personnalisant en fonction de l'historique d'achat spécifique des clients. Les solutions d'encaissement favorisent également la fidélisation des franchisés.

Plus tôt un franchiseur mettra en place un système universel qui combine les technologies de point de vente et de gestion, plus vite il pourra améliorer l'exactitude des rapports et libérer du temps pour d'autres tâches. Disposer d'un système universel permet aux franchiseurs de calculer les redevances en temps réel et d'identifier les écarts au fur et à mesure qu'ils apparaissent.

En conclusion, la technologie universelle peut transformer radicalement le réseau de magasins en propres (corporatifs) autant que les franchises en une centrale opérationnelle en fournissant les outils nécessaires tant aux franchisés qu’aux franchiseurs pour améliorer leurs gestion quotidienne, et ce, malgré le coût que cela comporte pour la mise à niveau de tels systèmes.