Le beau temps est enfin installé, les restrictions vont s’adoucir et nous verrons rapidement de nouveaux événements s’offrir à nous dans nos collectivités. Certains seront grandioses, d’autres seront plus modestes…mais il s’agit d’une forme de divertissement grandement apprécié par la population. Ces événements peuvent être à la fois sportifs, communautaires ou encore culturels. Dans tous les cas, je pense que chaque québécoise et québécois a eu la chance d’assister au moins une fois dans sa vie à ce type d’événement. Qu’en est-il du côté de la gestion ?

Pour faire suite à mon dernier article sur la mobilisation du personnel bénévole au sein d’une organisation, nous nous accordons tous pour dire que la majorité des événements au Québec compte en grande partie sur l’engagement, la passion et le dévouement de ces bénévoles. Ayant déjà discuté de ce sujet auparavant, cet article se concentrera davantage sur les aspects de la gestion de projet dans ce contexte particulier d’événement. J’ai eu la chance de mener à terme plusieurs dizaines de projets (locaux, municipaux, régionaux et même internationaux) en lien avec des événements dans l’ensemble des domaines que sont le volet sportif, culturel et communautaire…souvent en même temps d’être employé à temps complet ! Comment réussir ? À moins que cela soit votre profession, il faut redoubler d’organisation et aller chercher quelques batteries de réserve dans notre passion.

Comment la gestion d’événement diffère de la gestion de projet ? Elle est souvent effectuée à la vitesse grand « V » tout en ajoutant fréquemment des joueurs de différents horizons qui n’ont pas nécessairement tous une formation ou une expérience en gestion de projets. Ils s’impliquent (rémunérés ou non) dans un projet qui leur tient à cœur. Si nous prenons les standards du Project Management Institute, plus particulièrement du PMBOK, il existe différentes phases en gestion de projet : la phase d’initialisation, la planification, l’exécution, contrôle/maîtrise/suivis ainsi que la clôture. Nous pouvons, d’un point de vue théorique, dire que l’ensemble des événements vont passer à travers ces différentes phases. Pour vous donner un peu plus d’informations, voici un peu les différentes phases détaillées :

• Initialisation : Étape préliminaire, le choix d’effectuer ou non le projet, déterminer les grandes lignes (livrables, échéanciers, budget…). Le but ultime est de finaliser une charte de projet qui viendra détailler les attentes des parties prenantes, les objectifs à atteindre, les limites à respecter dans le but de viser la satisfaction.
• Planification : Étape très important (la plus importante à mon avis), qui vise à vraiment détailler l’ensemble du projet et à élaborer un plan de gestion de projets. On parle à cette étape : la structure des tâches du projet, les jalons importants, les échéanciers, le budget, la gestion de la qualité, la gestion des ressources, la gestion des risques, comment bien rejoindre les besoins de nos parties prenantes, les approvisionnements, les communications… Il est donc important de prendre le temps nécessaire à cette phase pour bien décortiquer notre projet et s’assurer d’une compréhension entière des membres de l’équipe vis-à-vis ce qu’il y a à accomplir et sous quels critères.
• Exécution : Il s’agit de la phase généralement la plus longue du projet qui est en d’autres termes, la réalisation du projet, la mise en œuvre pour se rendre à respecter l’ensemble des livrables et remettre un produit fini. Dans ce cas-ci : un événement.
• Contrôle/Maîtrise/Suivis : Il s’agit d’une façon qui se déroule fréquemment en parallèle avec celle d’exécution tout en ayant une composante qui terminera après la remise du projet. Cette phase mise notamment à s’assurer de gérer les changements au plan initial, le processus d’approbation, gérer la performance de l’équipe, la qualité des projets/services finis, mais également l’amélioration continue des processus et la gestion des apprentissages. Il s’agit d’une phase souvent négligée.
• Clôture : Comme son nom l’indique, il s’agit du moment où nous finaliserons le projet et produiront l’ultime événement sur lequel nous avons travaillé avec acharnement. Il s’agit de la phase où nous validons l’ensemble des requis/livrables, nous nous assurerons de la réussite du projet et effectuerons également un post-mortem à la fin.

Après avoir parcouru ensemble les différentes phases d’un projet et remarqué que finalement nous le faisons souvent sans nous en rendre compte, quels sont les pièges à éviter ?

• Vouloir aller trop vite ! Oui, mes chers promoteurs passionnés, je le sais, vous êtes entièrement dévoués à votre événement ; il s’agit fréquemment de votre « bébé ». Comme tout bon entrepreneur qui se respecte, il faut de la passion, du dévouement et surtout de la détermination pour arriver à réaliser un projet. Cependant, vouloir précipiter les choses peut nuire gravement au produit fini…pouvant même entraîner des problèmes de sécurité voir des incidents graves. Imaginez un parcours cycliste comme le Grand défi Pierre-Lavoie ou le Marathon de Montréal et que nous oublions de nous assurer que les routes sont fermées entièrement. La catastrophe et vous ferez la première page du journal. Je vais au pire, je sais, mais il est parfois important de prendre un petit temps de recul, une grande respiration et analyser de nouveau l’ensemble du projet.
• S’y prendre trop tard pour organiser l’événement ! En effet, peut-être qu’à première vue organiser un événement est facile ou peut-être que le temps de planification et d’organisation est sous-estimé ? Quoi qu’il en soit, votre équipe d’organisation sera fréquemment disponible à temps partiel (certains même bénévolement). Rares sont les organisations qui ont des gens rémunérés à temps complet pour organiser un événement (à l’exception des plus gros). Il faut donc prendre pour acquis que les gens ont parfois quelques heures par semaine seulement pour travailler sur l’événement, pour les rencontres, la planification, etc. Il faut pouvoir s’adapter à son comité organisateur, mais également aux partenaires ! Vous devez faire affaire avec les services policiers, un fournisseur médical ou encore des compagnies de location d’équipements ? Vaut mieux vous prendre d’avance, établir clairement les échéanciers et s’entendre sur un plan de communication/rencontre. S’y prendre trop tôt et exiger une dizaine de rencontres en un mois alors que l’événement est encore dans 1 an est peut-être exagéré également. La plupart des collaborateurs ont eux aussi d’autres choses à faire qu’ils jugeront peut-être plus prioritaires.
• Négliger la communication ! La communication, nous le disons assez souvent, c’est le nerf de la guerre ! Surtout lorsque votre événement est public et attirera des citoyens. Pourquoi ne pas débuter en amont avec des sondages, des consultations publiques, à vous faire voir tranquillement sur les réseaux sociaux ? Il ne faut pas non plus négliger la communication interne avec son comité organisateur et ses plus proches partenaires. Ça peut sembler anodin ou inutile pour certain, mais un plan de communication simple et écrit permet d’éviter les ambiguïtés. Vous avez sûrement déjà vécu une situation où votre collègue écrit sur Messenger, sur Teams, via courriel et via texto ? Oui ça vous dit quelque chose j’en suis certain…pourquoi ne pas centraliser les discussions à un endroit pour le projet en particulier et établir une gradation/priorisation selon la situation (nous sommes à l’ère du droit à la déconnexion, de la conciliation travail-vie personnelle/familiale…ne l’oubliez pas).

N’oubliez pas qu’organiser un événement demande beaucoup d’énergie ; il y a tellement de petites, moyennes et grandes choses à penser. Ouvrez-vous un espace collaboratif, partagez vos documents de travail, respectez-vous et mobilisez-vous mutuellement. Établissez un plan de gestion de projet et un plan de communication. Communiquez, communiquez, communiquez. Si vous avez des ressources bénévoles, n’oubliez pas qu’elles sont là pour vous, pour votre événement avant tout. Il est très important de leur donner autant d'attention qu’à votre personnel rémunéré, qu’elles se sentent incluses et pleinement membres de l’équipe et non d’être traitées comme un « cheap labour ». J’ai déjà entendu ce commentaire dans des organisations où je n’avais pas de pouvoir décisionnel, c’est triste à entendre, mais parfois le message ne redescend pas sur le terrain et votre équipe élargie a besoin de vous. Respectez vos limites, prenez un peu de repos même si pour certains vous n’aurez que de courtes nuits (voir aucune) les jours précédent l’événement. Votre santé est importante et votre équipe compte sur vous.

Merci de faire rayonner le milieu culturel, le milieu sportif et nos collectivités. Merci de mettre un peu de soleil, d’arc-en-ciel et de joie dans nos fins de semaine. Nous avons vécu plus d’un an d’incertitude et de vie cloîtrée. Il est maintenant le temps de profiter du beau temps, de recouvrir notre liberté dans le respect des règles sanitaires en place. Il reste un dernier effort.