Il n’y a pas de recette magique pour accueillir une nouvelle personne au sein de votre équipe, chaque organisation doit instaurer un programme d’intégration qui lui ressemble, qui guidera, informera et facilitera l’intégration de ses nouveaux membres au C.A.

Voici quelques conseils.

Bien que le cartable du nouvel administrateur soit un outil indispensable, une rencontre avec le directeur général et le président du C.A. pour une mise à jour des dossiers prioritaires et stratégiques doit impérativement être organisée. Prévoir 2 à 3 heures afin de permettre un bel échange. Si plusieurs administrateurs joignent le C.A. au même moment, une rencontre de groupe est tout à fait appropriée ; il peut aussi être utile et apprécié de prendre un petit café avec chacun des administrateurs individuellement. Une visite des lieux, lorsque cela est possible, est recommandée.

Le volet humain est toujours important et doit être mis au premier plan afin de faciliter les échanges entre les administrateurs et la direction d’une organisation.

Un peu de lecture

Le cartable du nouvel administrateur devrait, idéalement, contenir les documents suivants :

• Statuts et règlements de l’organisation ,
• Règles de gouvernance et tout autre document qui traite du fonctionnement du C.A. et des comités ,
• Toutes les politiques de l’organisation et le code d’éthique ,
• Procès-verbaux de la dernière année ,
• Rapports annuels des deux dernières années incluant les rapports et états financiers ,
• Politique de gestion des risques ,
• Copie de la police d’assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants (D&O) ,
• Structure organisationnelle du C.A. et de ses comités, ainsi que l’organigramme ,
• Profil de tous les membres du C.A. et de la haute direction ,
• Plan stratégique et plan d’action ,
• Programme de collecte de fonds ,
• Calendrier des prochaines réunions pour les 12 prochains mois.

Avant votre 1^er C.A., prenez connaissance de TOUTE l’information distribuée, le cartable du nouvel administrateur et, évidemment, la documentation remise quelques jours avant la tenue du C.A.

À la 1^ière rencontre, il est fort intéressant que tous les administrateurs se présentent lorsqu’on accueille un nouvel administrateur : donner les grandes lignes de leur carrière, de leurs domaines d’expertise et de leurs motivations à siéger à ce C.A. Investir « un 20 minutes » permet d’être plus à même d’apprécier la qualité des gens qui font partie de votre C.A., d’identifier leurs champs de compétences respectifs, de mieux préparer les nouveaux défis en équipe et de faciliter l’intégration des nouveaux collègues.

Observer, écouter, analyser : la dynamique du groupe, le genre de questions que vos collègues posent, comment ils interagissent ensemble, le style de leadership du président du C.A., l’interaction entre ce dernier, le directeur général et les autres administrateurs, etc.

Vous pouvez, bien entendu, poser des questions, mais laissez-vous le temps d’analyser la dynamique et l’interaction du groupe, la teneur des dossiers stratégiques, le niveau de discussion des membres. Une 1^ière rencontre de C.A. est un peu comme arriver au beau milieu d’une partie d’échecs, votre 2^e rencontre sera beaucoup plus facile.

Bien que la stratégie, les aspects juridiques et le volet conformité soient des plus importants et doivent être au premier plan, le volet humain n’est pas à négliger pour assurer une dynamique de groupe optimale. Soyez respectueux de vos collègues administrateurs et du travail fait par le directeur général et son équipe. Vous êtes « tous dans la même équipe », vous travaillez dans un but commun pour le bien de la clientèle desservie et le déploiement de la mission de l’organisation. Vous êtes au service de cette organisation.

Bonne rencontre !

Approche conviviale et pratique, ce court article vous propose des façons de contribuer encore mieux à la mission d’une organisation, association ou OBNL qui vous tient à coeur ; il est un aide-mémoire non exhaustif et ne constitue pas une opinion juridique.