Article coécrit avec  Véronique Luciani, Adm.A. 

Contexte de crise sanitaire

La crise de la COVID-19 que nous vivons depuis quelques mois a mis à l’arrêt forcé le monde auquel nous étions habitués. Elle oblige plus que jamais les conseils d’administration (C.A.) à être agiles et à faire preuve d’une grande adaptabilité aux nombreux enjeux de santé publique, économiques et sociétaux. Cette crise nous montre aussi que la solidarité et la coopération véritables peuvent apporter leur lot de plus-values. Les C.A. doivent surtout veiller à préserver la pérennité de l’organisation, l’adapter à l’évolution de la situation, mobiliser et garder les ressources, et bâtir leur capacité collective à faire face rapidement à des événements imprévus. Les membres des C.A. doivent être solidaires des décisions prises au C.A., et trouver l’équilibre entre les intérêts communs et les intérêts de l'organisation et de ses membres ou actionnaires. Mais comment garantir cet équilibre alors que la crise sanitaire actuelle impose des limites, entre autres par la distanciation physique, au fonctionnement habituel des C.A ?

Cet article aborde les bonnes pratiques à mettre en place pour que les réunions à distance du C.A. se déroulent bien.

Les bonnes pratiques de gouvernance du conseil à distance

Les bonnes pratiques de gouvernance du conseil s’articulent autour des trois pôles décrits dans le Schéma de compétences de l’administrateur siégeant à un conseil d'administration : « Faire évoluer la mission », « Contribuer à la création de valeur » et « Assurer la pérennité de l’organisation ». Les bonnes pratiques qui suivent peuvent être adaptées à chaque contexte.

Adapter le cadre de gouvernance en mode télétravail

Il est du ressort du C.A. d’adapter son cadre de gouvernance au contexte de fonctionnement en mode télétravail. Cet encadrement adapté régissant les comportements et les pratiques éthiques dans l’organisation est d’autant plus capital que les considérations éthiques, déontologiques et de sécurité ont une importance rehaussée dans un contexte de télétravail.

Une bonne pratique de gouvernance des C.A. incite aussi à adapter les mandats des instances dans le respect des lois et règlements, notamment les directives de la santé publique : assemblée générale annuelle (A.G.A.), conseil d’administration, comités relevant du C.A. (ex. : gouvernance, audit, ressources humaines, élections des administrateurs, etc.), et ce, en fonction du contexte de chaque organisation. Il reviendra au C.A. de déterminer comment tenir son A.G.A. et procéder à l'élection des administrateurs dans le contexte actuel. Certains organismes pourront procéder à une assemblée à distance avec vote ; d'autres devront revoir, dans le respect de leurs obligations réglementaires, le déroulement et la date de leur A.G.A.

Veiller au bon fonctionnement du C.A. en mode télétravail

Les C.A. doivent faire preuve de leadership, susciter un engagement optimal de chacun des membres du conseil et inciter la direction à adopter des comportements responsables.

La première chose à faire sera bien évidemment de choisir la plateforme permettant les rencontres à distance du C.A. La direction générale pourra consulter les membres de son conseil pour connaître leurs préférences : certains auront l’habitude des réunions téléphoniques, alors que d’autres choisiront plutôt une plateforme numérique qui peut permettre, si on le souhaite, d’utiliser la vidéo. Il s’agit de trouver l’équilibre qui correspond au niveau d’aisance de ses membres de C.A. Par ailleurs, l’option visuelle n’est pas obligatoire mais peut aider au bon déroulement de la réunion.

Il se peut que le C.A. veuille se doter d’un cadre de bonnes pratiques pour ses réunions pour assurer la fluidité et le suivi. Cette nouvelle réalité doit amener le C.A. à certaines réflexions : travaillons-nous de la bonne manière, mettons-nous nos énergies sur les questions, les dossiers ou les projets importants, nous assurons-nous de maintenir la qualité de nos échanges et de notre travail ? Les bonnes pratiques de gouvernance incitent les C.A. à s’assurer que la communication soit fluide, plus disciplinée, pour maintenir leur capacité décisionnelle, et, par exemple, adopter des résolutions. Pour ce faire, il s’agira de veiller à fournir aux personnes concernées la meilleure information disponible de manière à ce qu’elles prennent des décisions éclairées, établir les priorités et les communiquer, etc.

Finalement, les C.A. doivent continuer à veiller à l’intégration de nouveaux administrateurs et organiser une rencontre avec le comité de gouvernance, et veiller à la formation continue des administrateurs (formation à distance, webinaires).

S’assurer d’une gestion saine et intégrée des risques

Pendant la période impliquant le télétravail, le C.A. doit accorder une importance capitale à l’évolution de la politique de gestion intégrée des risques et l’actualiser selon le contexte.

Dans l’optique du choix de médium pour les réunions du C.A., la sécurité de l’information est fondamentale. Il est très important que les précautions nécessaires soient prises pour veiller à ce que le moyen de communication choisi soit sécuritaire et ne donne pas lieu à des soucis de sécurité informatique. Les C.A. doivent ainsi veiller à adapter la politique de sécurité informatique et la mettre à jour dans le contexte, afin de permettre le travail à distance à partir de l’environnement propre à chaque administrateur (ordinateur personnel, tablette, etc.). L’existence d’un Plan de continuité des affaires adapté au contexte du télétravail est primordiale, de même que d’un Plan de relève informatique garantissant la reprise après sinistre et la haute disponibilité.

Assurer des rapports harmonieux avec la direction générale

Pendant la période impliquant le télétravail, le C.A. doit accorder une bonne marge d’autonomie à la direction, valoriser l’action, s’adapter en faisant preuve d’audace, décider de ce qui sera mis de côté et établir de nouvelles priorités, communiquer constamment, et créer ou consolider des liens directs avec la direction. Parallèlement, le ou la DG a un devoir de contribuer à la gestion des communications émanant des décisions du C.A. quelle qu’en soit la nature ou le contexte - par exemple, un état de la performance de l’organisation, une décision majeure, un changement d’envergure, etc. – en veillant à ce qu'elles soient formulées avec un souci de clarté et de concision, et circulent rapidement dans l’organisation via des canaux formels et appropriés.

Renforcer le rôle de surveillance et la reddition de comptes en période de télétravail

L’adoption d’un tableau de bord incluant des indicateurs de performance pour procéder à des suivis en fonction de l’évolution des risques et de l’utilisation optimale des ressources permettrait au C.A. d’assumer pleinement son rôle de surveillance générale.

Une reddition de comptes régulière serait d’autant plus importante en cette période pour maintenir le contact avec les parties prenantes et démontrer une saine gestion.

En guise de conclusion

Les meilleurs C.A. se rendent personnellement responsables de la bonne gouvernance d’une organisation en période de télétravail, même si le contrôle de certains enjeux et de certains défis leur échappe. Ils canalisent leurs énergies en instaurant une culture de responsabilisation. Ils demeurent vigilants et centrés sur les priorités.

Fournir en temps opportun une information pertinente, compréhensible et la plus précise possible sur les actions prises, démontrer qu’on se préoccupe prioritairement de la santé et de la sécurité des personnes, rassurer les parties concernées que tous les efforts sont déployés pour contrôler la situation et en atténuer les impacts, faciliter l’accès aux biens, équipements et services requis, maintenir une image positive et crédible de l’organisation et de ses dirigeants, voici quelques atouts d’un meilleur C.A. en mode télétravail.

 Article coécrit avec  Véronique Luciani, Adm.A.