Gérer l’information à l’interne et à l’externe
Analyse détaillée
GGérer l’information à l’interne et à l’externe
A. Sélectionner l’information
- Déterminer le but et/ou l’effet escompté
- Évaluer la pertinence de l’information à partir de critères préalablement établis
B. Organiser l’information
- Déterminer la forme de la communication selon l’objet et le destinataire
- Établir l’échéancier de diffusion
Fiches pratiques
A. Sélectionner les informations à protéger
- Déterminer le pourquoi de la protection (lois, concurrence, etc.)
- Déterminer les critères de sélection de l’information à protéger
B. Mettre en place des mécanismes de protection
- Déterminer le degré de protection de l’information
- Déterminer les besoins d’accès selon le poste de travail
- Utiliser la technologie pour contrôler l’accès à l’information
C. Encadrer l’utilisation des technologies informatiques et de communication (TIC)
- Adopter une politique concernant l’utilisation des TIC (aspect protection et aspect mauvaise utilisation et conséquences disciplinaires)
- S’assurer que la politique est connue, comprise et mise en oeuvre
- Réagir rapidement en cas d’incident
A. Acheminer l’information aux bonnes personnes
- Identifier les informations à diffuser
- Établir un protocole d’accès à l’information
B. Acheminer l’information de la bonne manière au bon moment
- Dresser la liste des canaux de communication disponibles
- Sélectionner les canaux de communication (interne / externe) selon le message et selon le destinataire
- Prévoir un plan de diffusion (fréquence, récurrence, etc.)
A. Évaluer la production de l’information
- Vérifier le respect de l’échéancier de production
- Vérifier la qualité de production de l’information
B. Évaluer la protection et la circulation de l’information
- Recenser les plaintes et les événements
- Vérifier dans quelle mesure les politiques relatives à la protection et à la circulation de l’information sont respectées
- Vérifier leur applicabilité, en l’occurrence par la présence de facteurs rendant leur application difficile voire impossible
C. Procéder à un diagnostic de la gestion de l’information
- Comparer les pratiques actuelles avec les pratiques exemplaires
- Dégager des constats (forces et lacunes)
D. Formuler des recommandations
- Recommander les bonnes pratiques à conserver
- Recommander des améliorations
- Recommander des innovations
Fiches pratiques
Évaluer la performance organisationnelle par champ de gestion
Légende
Fiches pratiques
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Documents
Conseils
Conseils aux gestionnaires immigrants
- S’assurer de compter sur un plan de communication connu de tous et soutenu du haut au bas de l’organisation ;
- Pour que toute communication soit comprise de tous, en moduler le langage, le canal et le discours en fonction des destinataires ;
- Toujours garder à l’esprit l’impact que peut avoir toute décision tant à l’interne qu’à l’externe ; d’où l’importance de consulter les employés lors de l’élaboration d’un plan de communication et pour en évaluer la portée ;
- À l’heure des fake news, veiller à rectifier rapidement une information quand le message qui circule est faux ;
- Se soucier de promouvoir l’image de l’entreprise – la marque employeur – notamment pour attirer de nouveaux talents et profiter de diverses sources de financement.
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